Onmates respecteert jouw privacy en zal jouw persoonsgegevens op een veilige en zorgvuldige manier verwerken, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Onmates verwerkt, met welk doel, hoe Onmates vervolgens met deze gegevens omgaat en hoelang deze gegevens bewaard blijven. Je wordt aangeraden deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens is Onmates, gevestigd te (2201 CX) Noordwijk, aan de Keyserswey 51 ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder dossiernummer 84887370. De rechtsgeldige vertegenwoordiger betreft de heer J. Koelewijn. Heb je vragen over jouw privacy? Neem dan contact op met Onmates via info@onmates.com. Voor alle aanvullende informatie over bescherming van persoonsgegevens kan je terecht op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Persoonsgegevens

Onmates verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4 AVG. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. Onmates heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Indien de persoonsgegevens de gegevens van een persoon jonger dan 16 jaar zijn, dan is redelijkerwijze toestemming van de ouder(s) of voogd(en) vereist voor aanpassing, verwijdering of anderszins de verwerking van persoonsgegevens. Als je ervan overtuigd bent dat Onmates zonder toestemming persoonlijke gegevens heeft verzameld over minderjarigen, neem dan contact op met Onmates. De gegevens zullen dan worden verwijderd. Persoonsgegevens, grondslag en doelen In de eerste plaats worden persoonsgegevens verwerkt als je met Onmates een overeenkomst sluit.

De gegevens die in ieder geval worden gevraagd zijn voor- en achternaam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast worden jouw persoonlijke gegevens verwerkt voor facturatie en boekhouding. Gegevens worden verzameld via het contactformulier op de website, e-mailcontact, telefonische gesprekken of via persoonlijke gesprekken.

De persoonsgegevens die Onmates (mogelijk) verwerkt zijn:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• betaalgegevens;
• bedrijfsgegevens (waaronder KvK-nummer en/of btw-nummer);
• overige persoonsgegevens die je actief verstrekt aan Onmates, bijvoorbeeld in correspondentie of telefonisch.

Onmates verwerkt deze gegevens voor de volgende doeleinden:

• om jou correct te kunnen aanspreken of aanschrijven met de heer of mevrouw en jouw naam;
• voor het toezenden van aanbiedingen van Onmates;
• om de overeenkomst die je met Onmates bent aangegaan uit te kunnen voeren;
• om jouw betaling af te kunnen handelen;
• om je te informeren over wijzigingen van diensten van Onmates;
• indien Onmates hiertoe wettelijk verplicht is, zoals gegevens die Onmates nodig heeft voor zijn administratie, facturatie, boekhouding en belastingaangifte.

Onmates verwerkt jouw gegevens op basis van de toestemming die je hebt gegeven, op grond van een overeenkomst die je met Onmates hebt gesloten, als dit noodzakelijk is om gerechtvaardigde belangen van Onmates te behartigen of op grond van een wettelijke verplichting. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doelstellingen waarvoor ze zijn verkregen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De persoonsgegevens die Onmates verwerkt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de bovengenoemde doelen te realiseren waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. Persoonsgegevens worden bewaard tot de wettelijke bewaartermijn, tenzij anders noodzakelijk (artikel 5 AVG). Facturen en financiële administratie (o.a. voor- en achternaam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer) worden – ten behoeve van de wettelijke administratieplicht van de Belastingdienst – ten minste 7 jaar bewaard. Na deze periode worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Recensies worden verwijderd, zodra Onmates een verzoek tot verwijdering heeft ontvangen.

Persoonsgegevens delen aan derden

Onmates deelt jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen of op grond van dwingende wet- en regelgeving. Deze derden zijn tot geheimhouding verplicht op grond van een verwerkersovereenkomst en/of wettelijke verplichting.

Onmates zal met bedrijven die jouw persoonsgegevens verwerken in opdracht van Onmates een verwerkersovereenkomst/geheimhoudingsverklaring afsluiten om te streven naar eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens. Onmates blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Onmates zal persoonsgegevens nooit doorverkopen aan derden.

Met deze derden worden (mogelijk) jouw persoonsgegevens gedeeld:

• boekhouder/boekhoudprogramma;
• webhosting/software;
• betaaldiensten en -systemen;
• meetingsoftware;
• externe hostingspartijen;
• telecommunicatie.

Geautomatiseerde besluitvorming

De persoonsgegevens waar Onmates mee werkt, worden altijd door een persoon verwerkt. Onmates neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen, op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s en/of computersystemen.

Jouw privacyrechten

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• het recht om geïnformeerd te worden (artikel 15 AVG);
• het recht op toegang (artikel 15 AVG);
• het recht op rectificatie (artikel 16 AVG);
• het recht om te wissen (artikel 17 AVG);
• het recht om de verwerking te beperken (artikel 18 AVG);
• het recht op gegevensportabiliteit (artikel 20, eerste lid onder a AVG);
• het recht om bezwaar te maken (artikel 21 AVG);
• rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (artikel 18 AVG).

Om gebruik te maken van genoemde rechten kan je jouw verzoek sturen naar info@onmates.com. Onmates zal zo snel mogelijk jouw verzoek beoordelen en uiterlijk binnen 30 dagen. Wanneer Onmates niet aan jouw verzoek kan voldoen, laat Onmates je altijd weten waarom jouw verzoek is afgewezen. Onmates is gerechtigd jouw identiteit te verifiëren, door middel van het verzoeken om het vertonen van een geldig legitimatiebewijs, rijbewijs of paspoort, wanneer je een dergelijk verzoek indient. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy.

Onmates wijst je tevens op de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Beveiliging

Onmates neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website heeft een SSL-certificaat, waardoor de gegevens over een beveiligde verbinding worden gestuurd. Alle systemen/programma’s waar Onmates mee werkt, zijn beveiligd met een wachtwoord en waar mogelijk met een tweestapsverificatie. Documenten met persoonsgegevens worden in een beveiligde cloud database opgeslagen. Mobiele telefoons en computers zijn beveiligd met een wachtwoord en waar mogelijk met gezichtsherkenning. Heb je toch het idee dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik? Neem dan contact op met Onmates.

Aansprakelijkheid

Deze privacyverklaring heeft enkel betrekking op persoonsgegevens die Onmates verwerkt ten behoeve van de in deze verklaring besproken punten. Onmates aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid voor de werking en/of inhoud van websites of diensten van derden.

Wijziging in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 6 januari 2024. Onmates heeft te allen tijde het recht deze verklaring te wijzigen. Op de website van Onmates vind je de meest recente versie. Indien een gewijzigde verklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop Onmates jouw persoonsgegevens verwerkt, word je hiervan per e-mail op te hoogte gebracht.